Offre d’emploi : Secrétaire de Direction Polyvalent(e) – Casablanca

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Odyssee Park Hotel recrute à Casablanca !

L’Hôtel Toubkal, situé à Casablanca, recrute un(e) Secrétaire de Direction Polyvalent(e) pour assurer le suivi administratif quotidien de la Direction, la préparation et la circulation des documents ainsi que différentes missions de contrôle, de caisse et de gestion courante.

Le poste s’adresse à une personne organisée, rigoureuse, fiable et discrète, capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en garantissant la confidentialité des informations traitées.

Missions principales

La personne recrutée sera notamment chargée de :

• Assurer le secrétariat quotidien de la Direction et le suivi des demandes confiées.

• Préparer les documents, courriers, dossiers et pièces nécessitant validation ou signature.

• Préparer les parafeurs et vérifier que les documents sont complets avant transmission à la Direction.

• Assurer le suivi des documents après signature et leur transmission aux services concernés.

• Effectuer les pointages nécessaires et contrôler les informations communiquées par les différents services.

• Tenir et contrôler certaines caisses et effectuer les rapprochements nécessaires.

• Signaler immédiatement toute anomalie constatée.

• Préparer les chèques fournisseurs dans le logiciel sur la base des pièces validées.

• Vérifier les factures, bons de commande, bons de livraison et autres justificatifs avant la préparation des règlements.

• Assurer le suivi administratif des règlements fournisseurs.

• Réceptionner, classer, archiver et retrouver rapidement les documents administratifs.

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents destinés à la Direction.

• Mettre à jour les tableaux de suivi demandés par la Direction.

• Assurer la gestion et le suivi du stock de petit matériel, fournitures et consommables.

• Enregistrer les entrées et sorties de matériel et anticiper les besoins de réapprovisionnement.

• Organiser la remise de petit matériel aux collaborateurs et assurer sa traçabilité.

• Effectuer différents contrôles administratifs à la demande de la Direction.

• Relancer les différents services afin d’obtenir les documents, informations ou validations nécessaires.

• Faciliter la circulation de l’information entre la Direction et les différents départements.

• Respecter strictement la confidentialité des données financières, administratives et internes.

Profil recherché

Pour ce poste, l’entreprise recherche un profil répondant notamment aux critères suivants :

• Bac +2 minimum en gestion, administration, secrétariat de direction, comptabilité ou formation équivalente.

• Expérience professionnelle réussie dans le secrétariat, l’assistanat administratif ou une fonction polyvalente.

• Très bonne maîtrise des tâches administratives et du classement documentaire.

• Aisance avec les chiffres et capacité à effectuer des contrôles de caisse et de pointage avec précision.

• Bonne connaissance des documents comptables courants : factures, bons de commande, bons de livraison, règlements et chèques.

• Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Excel, Word et les logiciels de gestion.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les priorités.

• Grande rigueur dans la vérification des documents et des montants.

• Excellente organisation et bon sens du suivi.

• Rapidité d’exécution, autonomie et sens des responsabilités.

• Grande discrétion et respect strict de la confidentialité.

• Ponctualité, disponibilité et fiabilité.

• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Objectifs du poste

La personne recrutée aura pour objectif de :

• Garantir à la Direction un suivi administratif fiable et réactif.

• S’assurer que les documents soumis à signature soient complets et correctement préparés.

• Fiabiliser les opérations de caisse et les différents pointages.

• Assurer une préparation rigoureuse des règlements et chèques fournisseurs.

• Garantir un classement et un archivage efficaces.

• Maintenir un suivi précis du petit matériel et des fournitures.

• Réduire les oublis, erreurs administratives et retards de traitement.

• Permettre à la Direction de disposer en permanence d’informations et de documents à jour.

Informations sur l’offre

Entreprise : Odyssee Park Hotel
Poste : Secrétaire de Direction Polyvalent(e)
Lieu : Casablanca – Hôtel Toubkal
Type de contrat : Temporaire
Mode de travail : En présentiel

Comment postuler ?

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur CV à :

📧 talents@odysseepark.com

Objet du mail : « Candidature – Secrétaire de Direction »

Il est recommandé de préciser dans la candidature son expérience en gestion administrative, caisse, pointage, préparation des règlements fournisseurs et utilisation de logiciels de gestion.

Source : Indeed Maroc – Odyssee Park Hotel.

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